FASE 04
Implementatie en verandering
Voorbereiden op de nieuwe manier van werken
Een nieuwe manier van werken ontstaat niet vanzelf. Een nieuwe werkomgeving kan het gewenste gedrag ondersteunen, maar uiteindelijk zijn het medewerkers en leidinggevenden die de verandering in de praktijk moeten brengen.
Nassau helpt organisaties om zich voor te bereiden op die verandering en de nieuwe manier van werken daadwerkelijk onderdeel te maken van het dagelijks werk. We maken duidelijk wat er verandert, wat dit betekent voor verschillende groepen en welke ondersteuning nodig is om de overgang goed te laten verlopen.
Daarbij besteden we aandacht aan communicatie, betrokkenheid, leiderschap en concrete werkafspraken. De aanpak stemmen we af op de organisatie, de omvang van de verandering en wat medewerkers nodig hebben om straks goed in de nieuwe omgeving te kunnen werken.
Zo ontstaat een gerichte implementatie die al vóór de ingebruikname begint en ook daarna aandacht houdt voor het nieuwe gebruik.
Herkenbare vraagstukken
Hoe bereiden we medewerkers voor op de verandering?
Duidelijk maken wat er verandert, waarom en wat medewerkers nodig hebben om zich daarop voor te bereiden.
Welke werkafspraken hebben we nodig?
Samen afspraken ontwikkelen over het gebruik van de werkomgeving en de manier waarop teams samenwerken.
Welke rol hebben leidinggevenden in de verandering?
Leidinggevenden helpen richting te geven, afspraken te maken en voorbeeldgedrag te laten zien.
Hoe zorgen we dat de verandering beklijft?
Zorgen voor ondersteuning rond de ingebruikname en aandacht voor gedrag en gebruik in de periode daarna.
ONZE EXPERTISE
Verandering voorbereiden en begeleiden
In deze fase verschuift het zwaartepunt van ontwerp naar verandering en adoptie. De toekomstige manier van werken is bepaald en de kaders voor de werkomgeving liggen vast. Nu gaat het erom medewerkers en leidinggevenden voor te bereiden op wat er in hun dagelijkse werk gaat veranderen.
Nassau helpt organisaties om die overgang zorgvuldig te begeleiden. We maken de verandering concreet voor verschillende groepen en besteden aandacht aan gedrag, samenwerking, leiderschap en werkafspraken.
Medewerkers krijgen de gelegenheid om kennis te maken met de nieuwe manier van werken, ermee te oefenen en samen afspraken te maken over het gebruik van de werkomgeving.
Ondertussen wordt de nieuwe werkomgeving gerealiseerd. De fysieke omgeving wordt gebouwd en ingericht en de digitale ondersteuning wordt voorbereid. In deze fase bewaken we daarom ook de aansluiting tussen wat is afgesproken en wat daadwerkelijk wordt gerealiseerd. De Design Brief en het Programma van Eisen vormen daarvoor belangrijke kaders.
WAT WE VOOR U KUNNEN DOEN
Een nieuwe manier van werken in praktijk
Verander- en adoptieaanpak
De verandering vertalen naar een gerichte aanpak die medewerkers en leidinggevenden voorbereidt op de nieuwe manier van werken.
Leiderschap en begeleiding
Leidinggevenden ondersteunen bij hun rol in de verandering en bij het begeleiden van teams naar de nieuwe situatie.
Voorbereiding op ingebruikname
Medewerkers en teams voorbereiden op de overgang, zodat zij bij ingebruikname weten hoe de nieuwe werkomgeving en voorzieningen worden gebruikt.
Communicatie en betrokkenheid
Zorgen dat medewerkers begrijpen wat er verandert, wat dit voor hen betekent en op passende momenten worden betrokken.
Werkafspraken en nieuw gedrag
Teams helpen om de gewenste manier van werken concreet te maken in afspraken over samenwerking en het gebruik van de werkomgeving.
Bewaking van concept en uitgangspunten
Tijdens de realisatie bewaken of de fysieke en digitale werkomgeving blijft aansluiten op de afgesproken uitgangspunten, Design Brief en het Programma van Eisen.
Welke ondersteuning nodig is, hangt af van de verandering en de organisatie.
Nassau bepaalt samen met de opdrachtgever waar begeleiding nodig is en hoe intensief deze moet zijn. Daarbij houden we steeds de verbinding tussen de gewenste manier van werken en de werkomgeving die ondertussen wordt gerealiseerd.
VAN VOORBEREIDING NAAR DAGELIJKSE PRAKTIJK
Klaar voor de nieuwe manier van werken
Een succesvolle implementatie betekent dat medewerkers en leidinggevenden bij de ingebruikname weten wat er van hen wordt verwacht en hoe de nieuwe werkomgeving hen ondersteunt. De fysieke en digitale middelen zijn beschikbaar en de belangrijkste afspraken over het gebruik zijn gemaakt.
De verandering stopt niet op de dag van ingebruikname. Juist in de eerste periode daarna wordt zichtbaar hoe de nieuwe manier van werken in de praktijk uitpakt. Nieuwe routines moeten ontstaan, vragen komen naar voren en sommige afspraken blijken mogelijk anders te werken dan vooraf gedacht.
Daarom zorgen we voor een goede overgang naar de periode na ingebruikname. Ervaringen uit de praktijk vormen de basis om gericht bij te sturen en de nieuwe manier van werken verder te verankeren.
