A meaningful working environment

The forgotten dimension of Activity-Based Working

Although people do not all experience a working environment in the same way, they often form a first impression of an organisation within a matter of moments. This is based not only on the people they meet, but also on the environment they enter. The layout, the atmosphere and the use of the space communicate what is important, how people interact with one another and what behaviour is encouraged.

A working environment is therefore more than just a place where work is carried out. It not only supports day-to-day work, but also communicates what is important, which values are central and what behaviour is encouraged. It is precisely this function of conveying meaning that has been overlooked in many discussions

Context determines behaviour

In a much-quoted speech, the late Professor Sumantra Ghoshal (London Business School) compares his summers in Calcutta – stifling, oppressive and exhausting – with his springs in Fontainebleau – light, fresh and energetic. He describes how he behaves very differently in those two environments. In Calcutta, he is mainly focused on getting through the day. In Fontainebleau, he feels more energetic, seeks out others, comes up with new ideas and views his work with greater optimism.

The person remains the same, but the context elicits different behaviour. Ghoshal uses this example to illustrate that behaviour does not stem solely from a person’s personality, but is also strongly influenced by the environment in which they find themselves. He summarised this idea in the now widely cited expression ‘The Smell of the Place’ (Ghoshal, 2006; Ghoshal & Bartlett, 1999).

By ‘The Smell of the Place’, Ghoshal is not referring to the literal smell of a building, but to the overall experience of an organisation. It is what people experience as soon as they walk in, even before anyone explains the mission or hands over a policy document. It is the sum of explicit and implicit signals that indicate what behaviour is normal, desirable and safe here.

If context influences behaviour, the question arises as to what that context actually consists of. What role does the working environment play in this?

Context is designed

Environmental psychologist Franklin Becker provides an important answer to this. In *Housing Messages* (1977) and later *Workspace* (1981), he describes how buildings constantly convey messages (Becker, 1977; Becker, 1981). Not with words, but through space, light, materials, colours, art and the way in which people can interact.

A building is thus constantly communicating. The location of a boardroom, the choice between open-plan or private workspaces, the layout of meeting areas or the presence of art all say something about trust, hierarchy, autonomy and collaboration. Whether designers are aware of it or not, buildings constantly convey messages about the organisation and the way work is carried out within it.

The working environment is therefore not a neutral backdrop where work happens by chance, but an active part of the organisational context. At the same time, that context is not created solely by the design. Leadership, organisational culture and the day-to-day behaviour of staff also help determine how a working environment is ultimately experienced. After all, an open meeting space that is never used spontaneously tells a different story from the same space where colleagues naturally seek each other out. The working environment influences behaviour, but people’s behaviour also gives meaning to the working environment.

A working environment therefore fulfils two functions. It supports the work and communicates what is important, which values are central and what behaviour is encouraged. It is precisely this second function that has been overlooked in many discussions about working environments.

A meaningful working environment not only supports the work itself, but also conveys what is important, which values are central and what behaviour is encouraged.

AIf buildings convey meaning, they can therefore also be deliberately designed to support certain behaviours and values. This is precisely where Interpolis stood out.

Interpolis: a meaningful working environment

Interpolis in Tilburg was the first large-scale implementation of Activity-Based Working (ABW). Although the project dates back to the 1990s, the underlying design philosophy remains surprisingly relevant today. Now, more than ever, as the office increasingly becomes a place for people to meet, it deserves renewed attention.

The vision of Erik Veldhoen and his team formed the basis for an integrated approach in which people, organisation, technology and the built environment reinforced one another (Veldhoen, 1995). The variety of workspaces, the freedom of choice for staff and the more efficient use of space were important outcomes of this, but not the aim in themselves.

In subsequent writings and discussions about Activity-Based Working, the focus has often been primarily on these functional characteristics. As a result, the fact that Interpolis was also designed as an environment that communicated identity, interaction, freedom of choice, appreciation and organisational culture has been overlooked. The building did not merely support activities; it also gave expression to the organisation’s values and ambitions.

The architecture, interior design and landscape design combined to create a working environment that not only supported a different way of working, but also offered staff a completely different experience of work. Architect Abe Bonnema designed the building, whilst Nel Verschuuren (Kho Liang Ie Associates) was responsible for the interior. Various designers and artists were involved in the fit-out, including Marcel Wanders, Piet Hein Eek and Joep van Lieshout. Precisely because different designers each added their own distinctive touch, the result was not a uniform office environment but a working environment with varied atmospheres, characters and surprises. This created a working environment that not only offered choice but also invited staff to explore.

Staff could hold meetings in spherical pods, work on raised platforms or meet up in a bright red, cave-like space reminiscent of a womb. Sculptures by Joep van Lieshout, rich colours, diverse materials and varied textures shattered the image of the traditional office as a place centred primarily on rules and routines. Each of the ten catering units was given its own identity, giving staff a literal choice. Even the surrounding park, designed by landscape architect Adriaan Geuze (West 8), formed part of that experience.

This was not merely decoration. The design constantly reminded staff that work could be more than just carrying out tasks. It conveyed that interaction was important, that experimentation was valued, that diversity was a given, and that staff were given the freedom to make their own choices. Freedom was not only organised, but also visualised.

Een kantoorconcept is niet het doel, maar de ruimtelijke vertaling van een bredere ontwerpfilosofie.

Misschien nog belangrijker was de boodschap die de werkomgeving over de medewerkers zelf afgaf. De aandacht voor ontwerp, kunst en kwaliteit liet zien dat mensen het waard waren om in een inspirerende omgeving te werken. Dat nodigt niet alleen uit tot ander gedrag, maar roept ook gevoelens van waardering, trots en verbondenheid op.

Interpolis laat zien dat een werkomgeving meer kan zijn dan een functionele voorziening. Door architectuur, interieur, kunst en landschap bewust in te zetten, ontstond een omgeving die niet alleen het werk ondersteunde, maar ook communiceerde wat belangrijk was en welk gedrag werd aangemoedigd. Daarmee kreeg Ghoshals The Smell of the Place een tastbare, fysieke vertaling.

De veranderende functie van het kantoor

Interpolis laat zien dat een werkomgeving veel meer kan zijn dan een functioneel werkplekconcept. Toch is in veel latere projecten vooral de functionele kant van Activity Based Working dominant geworden. De aandacht ging vooral uit naar verschillende typen werkplekken, bezettingsgraden en een efficiënter gebruik van de beschikbare ruimte. Dat zijn belangrijke onderwerpen, maar ze vertellen slechts een deel van het verhaal. De vraag welke betekenis een werkomgeving communiceert, is daardoor vaak naar de achtergrond verdwenen.

Misschien verklaart dat waarom veel moderne werkomgevingen, ondanks hun functionele kwaliteit, toch als weinig inspirerend worden ervaren. Veel werkomgevingen worden nog ontworpen vanuit een logica die haar wortels heeft in het industriële tijdperk (Duffy, 1997). Die logica draait om efficiëntie, standaardisatie, beheersbaarheid en controle. Toen het kantoor vooral een productieomgeving was, lag de nadruk vanzelfsprekend op een zo doelmatig mogelijke inrichting.

Die uitgangspunten zijn nog steeds relevant. Organisaties moeten zorgvuldig omgaan met ruimte, middelen en kosten. Maar de functie van het kantoor is ingrijpend veranderd (Myerson & Ross, 2003). Veel werkzaamheden kunnen tegenwoordig net zo goed elders worden uitgevoerd. Daardoor is het kantoor steeds minder de plek waar mensen móéten zijn om hun werk te doen en steeds meer de plek waar zij elkaar ontmoeten, kennis uitwisselen, samenwerken en de sociale infrastructuur van de organisatie onderhouden. Dat vraagt om een andere ontwerpfilosofie. Niet alleen gericht op efficiëntie, maar ook op betekenis. Niet alleen op activiteiten, maar ook op ontmoeting, identiteit en verbondenheid.

Meer dan een kantoorconcept

Misschien is dat wel de belangrijkste les. We spreken nog vaak over een kantoorconcept, alsof het vooral gaat over de inrichting van een gebouw. Daarmee dreigt uit beeld te raken dat een kantoorconcept uiteindelijk de ruimtelijke vertaling is van een veel bredere ontwerpfilosofie.

Juist daarin lag de kracht van Interpolis. Niet het kantoorconcept stond centraal, maar de ontwerpfilosofie waarvan het kantoorconcept de zichtbare vertaling was. Misschien is dat ook de belangrijkste les voor de toekomst. Niet de vraag hoe een kantoor moet worden ingericht zou centraal moeten staan, maar welke betekenis een werkomgeving moet overbrengen, welke waarden zij zichtbaar maakt en welk gedrag zij uitnodigt.

Dat maakt de werkomgeving tot veel meer dan een verzameling vierkante meters. Naarmate medewerkers minder afhankelijk worden van het kantoor om hun werkzaamheden uit te voeren, wordt het kantoor belangrijker als plek waar organisaties laten zien wie zij zijn. Het wordt de plek waar nieuwe collega's kennismaken met de organisatie, waar cultuur zichtbaar wordt, waar de sociale infrastructuur wordt onderhouden en waar medewerkers ervaren dat zij ertoe doen.

Misschien is dát uiteindelijk de kracht van een betekenisvolle werkomgeving. Niet dat zij mensen verandert, maar dat zij mensen uitnodigt het beste van zichzelf te laten zien.

In de BBC-documentaire The Secret Life of Buildings (2011) geeft Erik Veldhoen een rondleiding door het Interpolis-hoofdkantoor in Tilburg aan architectuurhistoricus en presentator Tom Dyckhoff. Het fragment laat zien hoe de ontwerpfilosofie van Interpolis destijds werd ervaren / ontvangen.

De video is hier te bekijken.

Bronnen

• Becker, F. D. (1977). Housing Messages. Dowden, Hutchinson & Ross.

• Becker, F. D. (1981). Workspace: Creating Environments in Organizations. Praeger.

• Duffy, F. (1997). The New Office. Conran Octopus.

• Ghoshal, S. (2006). The Smell of the Place. Toespraak, World Economic Forum, Davos.

• Ghoshal, S., & Bartlett, C. A. (1999). The Individualized Corporation. Harper Business.

• Myerson, J., & Ross, P. (2003). The 21st Century Office. Laurence King.

• Veldhoen, E. (1995). Kantoren bestaan niet meer / The Demise of the Office. 010 Publishers.

• Veldhoen Company. Diverse publicaties over de ontwikkeling van Activity Based Working en het Interpolis-project.

• West 8. Projectdocumentatie Interpolis Headquarters Landscape.

• Aanvullende documentatie over het interieurontwerp van Interpolis (Nel Verschuuren/Kho Liang Ie Associates) en bijdragen van Marcel Wanders, Piet Hein Eek en Joep van Lieshout.