Een werkomgeving van betekenis

De vergeten dimensie van Activity Based Working

Hoewel mensen een werkomgeving niet allemaal op dezelfde manier ervaren, vormen zij vaak al binnen enkele ogenblikken een eerste indruk van een organisatie. Niet alleen op basis van de mensen die zij ontmoeten, maar ook op basis van de omgeving waarin zij binnenkomen. De inrichting, de uitstraling en het gebruik van de ruimte communiceren wat belangrijk is, hoe mensen met elkaar omgaan en welk gedrag wordt aangemoedigd.

Een werkomgeving is daarmee meer dan een plek waar werkzaamheden worden uitgevoerd. Zij ondersteunt niet alleen het dagelijkse werk, maar heeft ook een betekenisfunctie. Juist die betekenisfunctie is in veel discussies over werkomgevingen onderbelicht gebleven.

Context bepaalt gedrag

In een veel geciteerde toespraak vergelijkt wijlen hoogleraar Sumantra Ghoshal (London Business School) zijn jaren in Calcutta in de zomer – verstikkend, drukkend en uitputtend – met zijn jaren in Fontainebleau in het voorjaar – licht, fris en energiek. Hij beschrijft hoe hij zich in die twee omgevingen heel anders gedraagt. In Calcutta is hij vooral bezig de dag door te komen. In Fontainebleau voelt hij zich energieker, zoekt hij anderen op, krijgt hij nieuwe ideeën en kijkt hij met meer optimisme naar zijn werk.

De persoon blijft dezelfde, maar de context roept ander gedrag op. Ghoshal gebruikt dit voorbeeld om duidelijk te maken dat gedrag niet alleen voortkomt uit iemands persoonlijkheid, maar ook sterk wordt beïnvloed door de omgeving waarin iemand zich bevindt. Die gedachte vatte hij samen in de inmiddels veel geciteerde uitdrukking The Smell of the Place (Ghoshal, 2006; Ghoshal & Bartlett, 1999).

Met The Smell of the Place doelt Ghoshal niet op de letterlijke geur van een gebouw, maar op de totaalervaring van een organisatie. Datgene wat mensen ervaren zodra zij binnenkomen, nog voordat iemand de missie uitlegt of een beleidsdocument overhandigt. Het is de optelsom van expliciete en impliciete signalen die vertellen welk gedrag hier normaal, gewenst en veilig is.

Als de context van invloed is op gedrag, rijst de vraag waaruit die context eigenlijk bestaat. Welke rol speelt de werkomgeving daarin?

Context wordt ontworpen

Context wordt ontworpen

Omgevingspsycholoog Franklin Becker geeft daarop een belangrijk antwoord. In Housing Messages (1977) en later Workspace (1981) beschrijft hij hoe gebouwen voortdurend boodschappen uitzenden (Becker, 1977; Becker, 1981). Niet met woorden, maar via ruimte, licht, materialen, kleuren, kunst en de manier waarop mensen elkaar kunnen ontmoeten.

Een gebouw communiceert voortdurend. De positie van een directiekamer, de keuze voor open of gesloten werkruimten, de inrichting van ontmoetingsplekken en de aanwezigheid van kunst vertellen allemaal iets over vertrouwen, hiërarchie, autonomie en samenwerking. Of ontwerpers zich daarvan bewust zijn of niet, gebouwen communiceren voortdurend boodschappen over de organisatie en de manier waarop daarin wordt gewerkt.

De werkomgeving is daarmee geen neutrale achtergrond waar werk toevallig plaatsvindt, maar een actief onderdeel van de organisatiecontext. Tegelijkertijd ontstaat die context niet uitsluitend door het ontwerp. Leiderschap, organisatiecultuur en het dagelijkse gedrag van medewerkers bepalen mede hoe een werkomgeving uiteindelijk wordt ervaren. Een open ontmoetingsruimte die nooit spontaan wordt gebruikt vertelt immers een ander verhaal dan dezelfde ruimte waarin collega's elkaar vanzelf opzoeken. De werkomgeving beïnvloedt gedrag, maar het gedrag van mensen geeft ook betekenis aan de werkomgeving.

Een betekenisvolle werkomgeving ondersteunt niet alleen het werk, maar communiceert ook wat belangrijk is, welke waarden centraal staan en welk gedrag wordt aangemoedigd.

Als gebouwen betekenis communiceren, kunnen zij dus ook bewust worden ontworpen om bepaald gedrag en bepaalde waarden te ondersteunen. Juist daarin onderscheidde Interpolis zich.

Interpolis: een werkomgeving met betekenis

Interpolis in Tilburg was de eerste grootschalige toepassing van Activity Based Working (ABW). Hoewel het project uit de jaren negentig dateert, is de onderliggende ontwerpfilosofie nog altijd verrassend actueel. Juist nu het kantoor steeds meer een ontmoetingsplek wordt, verdient die opnieuw aandacht.

De visie van Erik Veldhoen en zijn team vormde de basis voor een integrale benadering waarin mens, organisatie, technologie en huisvesting elkaar versterkten (Veldhoen, 1995). De variatie aan werkplekken, de keuzevrijheid voor medewerkers en het efficiënter benutten van de ruimte waren daarvan belangrijke uitwerkingen, maar niet het doel.

In de manier waarop later over Activity Based Working is geschreven en gesproken, is de aandacht vooral uitgegaan naar deze functionele kenmerken. Daardoor is onderbelicht geraakt dat Interpolis óók was ontworpen als een omgeving die identiteit, ontmoeting, keuzevrijheid, waardering en organisatiecultuur communiceerde. Het gebouw ondersteunde niet alleen activiteiten, maar gaf ook uitdrukking aan de waarden en ambities van de organisatie.

Architectuur, interieur en landschap vormden samen een werkomgeving die niet alleen een andere manier van werken ondersteunde, maar ook een totaal andere werkervaring bood. Architect Abe Bonnema ontwierp het gebouw, terwijl Nel Verschuuren (Kho Liang Ie Associates) verantwoordelijk was voor het interieur. Voor de inrichting werden verschillende ontwerpers en kunstenaars betrokken, onder wie Marcel Wanders, Piet Hein Eek en Joep van Lieshout. Doordat verschillende ontwerpers ieder een eigen signatuur toevoegden, ontstond geen uniforme kantooromgeving maar een werkomgeving met verschillende sferen, karakters en verrassingen. Dat creëerde een omgeving die niet alleen keuze bood, maar medewerkers ook uitnodigde om op ontdekking te gaan.

Medewerkers konden overleggen in ronde bollen, werken op verhoogde platforms of elkaar ontmoeten in een felrode grotachtige ruimte die deed denken aan een baarmoeder. Sculpturen van Joep van Lieshout, rijke kleuren, uiteenlopende materialen en verschillende texturen doorbraken het beeld van het traditionele kantoor als een plek waar vooral regels en routines centraal stonden. De tien horeca-units kregen ieder een eigen identiteit, waardoor medewerkers letterlijk iets te kiezen hadden. Ook het omliggende park, ontworpen door landschapsarchitect Adriaan Geuze (West 8), maakte deel uit van die ervaring.

Dat was geen decoratie, maar een bewuste ontwerpkeuze. Het ontwerp vertelde medewerkers voortdurend dat werken méér mocht zijn dan taken uitvoeren. Het communiceerde dat ontmoeting belangrijk was, dat experimenteren werd gewaardeerd, dat diversiteit vanzelfsprekend was en dat medewerkers de vrijheid kregen om zelf keuzes te maken. Vrijheid werd niet alleen georganiseerd, maar ook verbeeld.

Een kantoorconcept is niet het doel, maar de ruimtelijke vertaling van een bredere ontwerpfilosofie.

Misschien nog belangrijker was de boodschap die de werkomgeving over de medewerkers afgaf. De aandacht voor ontwerp, kunst en kwaliteit liet zien dat mensen het waard waren om in een inspirerende omgeving te werken. Dat nodigt niet alleen uit tot ander gedrag, maar roept ook gevoelens van waardering, trots en verbondenheid op.

Interpolis laat zien dat een werkomgeving meer kan zijn dan een functionele voorziening. Door architectuur, interieur, kunst en landschap bewust in te zetten, ontstond een omgeving die niet alleen het werk ondersteunde, maar ook communiceerde wat belangrijk was en welk gedrag werd aangemoedigd. Daarmee kreeg Ghoshals The Smell of the Place een tastbare, fysieke vertaling.

De veranderende functie van het kantoor

Interpolis laat zien dat een werkomgeving veel meer kan zijn dan een functioneel werkplekconcept. Toch is in veel latere projecten vooral de functionele kant van Activity Based Working dominant geworden. De aandacht ging uit naar verschillende typen werkplekken, bezettingsgraden en een efficiënter gebruik van de beschikbare ruimte. Belangrijke onderwerpen, maar ze vertellen slechts een deel van het verhaal. De vraag welke betekenis een werkomgeving communiceert, is daardoor vaak naar de achtergrond verdwenen.

Misschien verklaart dat waarom veel moderne werkomgevingen, ondanks hun functionele kwaliteit, toch als weinig inspirerend worden ervaren. Ze worden nog vaak ontworpen vanuit een logica die haar wortels heeft in het industriële tijdperk (Duffy, 1997). Die logica draait om efficiëntie, standaardisatie, beheersbaarheid en controle. Toen het kantoor vooral een productieomgeving was, lag de nadruk vanzelfsprekend op een zo doelmatig mogelijke inrichting.

Die uitgangspunten zijn nog steeds relevant. Organisaties moeten zorgvuldig omgaan met ruimte, middelen en kosten. Maar de functie van het kantoor is ingrijpend veranderd (Myerson & Ross, 2003). Veel werkzaamheden kunnen tegenwoordig net zo goed elders worden uitgevoerd. Daardoor is het kantoor steeds minder de plek waar mensen móéten zijn om hun werk te doen en steeds meer de plek waar zij elkaar ontmoeten, kennis uitwisselen, samenwerken en de sociale infrastructuur van de organisatie onderhouden.

Dat vraagt om een andere ontwerpfilosofie. Niet alleen gericht op efficiëntie, maar ook op betekenis. Niet alleen op activiteiten, maar ook op ontmoeting, identiteit en verbondenheid.

Meer dan een kantoorconcept

Misschien is dat wel de belangrijkste les. We spreken nog vaak over een kantoorconcept, alsof het vooral gaat over de inrichting van een gebouw. Daarmee dreigt uit beeld te raken dat een kantoorconcept uiteindelijk de ruimtelijke vertaling is van een veel bredere ontwerpfilosofie.

Juist daarin lag de kracht van Interpolis. Niet het kantoorconcept stond centraal, maar de ontwerpfilosofie waarvan het de zichtbare vertaling was. Misschien is dat ook de belangrijkste les voor de toekomst. Niet de vraag hoe een kantoor moet worden ingericht zou centraal moeten staan, maar welke betekenis een werkomgeving moet overbrengen, welke waarden zij zichtbaar maakt en welk gedrag zij uitnodigt.

Naarmate medewerkers minder afhankelijk worden van het kantoor om hun werkzaamheden uit te voeren, wordt het belangrijker als plek waar organisaties laten zien wie zij zijn. Het wordt de plek waar nieuwe collega's kennismaken met de organisatie, waar cultuur zichtbaar wordt, waar de sociale infrastructuur wordt onderhouden en waar medewerkers ervaren dat zij ertoe doen.

Misschien is dát uiteindelijk de kracht van een betekenisvolle werkomgeving. Niet dat zij mensen verandert, maar dat zij mensen uitnodigt het beste van zichzelf te laten zien.

In de BBC-documentaire The Secret Life of Buildings (2011) geeft Erik Veldhoen een rondleiding door het Interpolis-hoofdkantoor in Tilburg aan architectuurhistoricus en presentator Tom Dyckhoff. Het fragment laat zien hoe de ontwerpfilosofie van Interpolis destijds werd ervaren / ontvangen.

De video is hier te bekijken.

Bronnen

• Becker, F. D. (1977). Housing Messages. Dowden, Hutchinson & Ross.

• Becker, F. D. (1981). Workspace: Creating Environments in Organizations. Praeger.

• Duffy, F. (1997). The New Office. Conran Octopus.

• Ghoshal, S. (2006). The Smell of the Place. Toespraak, World Economic Forum, Davos.

• Ghoshal, S., & Bartlett, C. A. (1999). The Individualized Corporation. Harper Business.

• Myerson, J., & Ross, P. (2003). The 21st Century Office. Laurence King.

• Veldhoen, E. (1995). Kantoren bestaan niet meer / The Demise of the Office. 010 Publishers.

• Veldhoen Company. Diverse publicaties over de ontwikkeling van Activity Based Working en het Interpolis-project.

• West 8. Projectdocumentatie Interpolis Headquarters Landscape.

• Aanvullende documentatie over het interieurontwerp van Interpolis (Nel Verschuuren/Kho Liang Ie Associates) en bijdragen van Marcel Wanders, Piet Hein Eek en Joep van Lieshout.