Het Nieuwe Organiseren
Activity Based Working is de laatste vijftien jaar uitgegroeid van een gewaagd experiment tot een fenomeen dat tot in de directiekamers van grote ondernemingen is doorgedrongen. Het afstemmen van werkomgeving, informatievoorziening en werkwijze op de activiteiten en werkprocessen oefent een sterke aantrekkingskracht uit op organisaties die bereid zijn hun organisatiemodel gebaseerd op vaste werktijden en werkplekken ter discussie te stellen.
Activity Based Working is de laatste vijftien jaar uitgegroeid van een gewaagd experiment tot een fenomeen dat tot in de directiekamers van grote ondernemingen is doorgedrongen. Het afstemmen van werkomgeving, informatievoorziening en werkwijze op de activiteiten en werkprocessen oefent een sterke aantrekkingskracht uit op organisaties die bereid zijn hun organisatiemodel gebaseerd op vaste werktijden en werkplekken ter discussie te stellen. Organisaties worden daarbij niet alleen gelokt door de belofte van aanzienlijke kostenbesparingen en prestatieverbeteringen, maar vooral ook om het predicaat attractieve, innovatieve organisatie te mogen voeren.
In deze bijdrage wil ik op zoek gaan naar de achterliggende oorzaken voor het succes van Activity Based Working, die volgens mij gelegen zijn in de wijzigingen in het functioneren van organisaties en de fundamentele veranderingen in de wijze waarop uitwisselingsrelaties tot stand komen. Inzicht in de onderliggende factoren leidt naar verwachting niet alleen tot een beter inzicht in de werkzame bestanddelen van Activity Based Working (ABW), maar ook tot een beter begrip van de factoren die de implementatie tot een succes maken. Activity Based Working vergt aanpassingen in van oudsher drie gescheiden domeinen: de fysieke omgeving, het terrein van de informatievoorziening en de sociale organisatie. Hoewel er aanzienlijke besparingen kunnen worden gerealiseerd door het optimaliseren van elk van deze terreinen afzonderlijk, is dat geen doel op zich. ABW concentreert zich daarbij op de samenhang tussen deze deelgebieden en richt zich op de doelmatigheid van de organisatie in haar geheel. Het uiteindelijke resultaat van de inspanningen moet tot uiting komen in een meer doelmatig gedrag van medewerkers en een doelmatige werkwijze van de organisatie.
Zowel elk van de deelgebieden afzonderlijk als een combinatie van verschillende deelgebieden kan een aanleiding vormen voor een interventie. Over het algemeen is het de fysieke omgeving, de meest tastbare en zichtbare component, die de aanleiding vormt om invoering van ABW te overwegen. Aangezien werkomgeving en faciliteiten traditioneel worden gezien als een kostenpost spelen beoogde kostenbesparingen bij de invoering een belangrijke rol. Steeds meer bedrijven raken echter overtuigd van het idee dat de fysieke werkomgeving een belangrijke bijdrage aan het bedrijfsresultaat levert en de prestaties aanzienlijk kan verbeteren. Ook de informatievoorziening en ICT worden gezien als een belangrijke 'enabler' van ABW. De beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie, personen en systemen zijn voor moderne organisaties voorwaarden voor onder meer een snelle respons, accurate besluitvorming of effectieve kennisdeling. Maar de beschikbaarheid van technologie of een nieuwe fysieke werk omgeving is op zichzelf geen voldoende voorwaarde om duurzame veranderingen te bewerkstelligen. Het succes van ABW wordt uiteindelijk bepaald door partijen die de gebruiksmogelijkheden van nieuwe technologie en de fysieke werkomgeving adequaat weten af te stemmen op de nieuwe werkwijze en de toekomstige organisatorische eisen en wensen.
Aangezien werkomgeving en faciliteiten traditioneel worden gezien als een kostenpost spelen beoogde kostenbesparingen bij de invoering een belangrijke rol. Steeds meer bedrijven raken echter overtuigd van het idee dat de fysieke werkomgeving een belangrijke bijdrage aan het bedrijfsresultaat levert en de prestaties aanzienlijk kan verbeteren.
Tijd en ruimte
De introductie van ABW vergt ingrijpende maatregelen in de tijd-ruimtelijke configuratie van traditionele organisaties en de daaraan verbonden culturele waarden, normen en gewoonten met betrekking tot relaties, gezag en beïnvloeding. De fysieke werkomgeving vormt samen met de arbeidstijden de tijd-ruimtelijke weergave van de wijze waarop sociale relaties zijn vormgegeven.
De traditionele fysieke kantooromgeving met gescheiden afdelingen, cellenkantoren en vaste werkplekken was met name functioneel in het tijdperk van verregaande specialisatie en arbeidsdeling. De hiërarchische organisatie was afhankelijk van de concentratie van mensen en middelen op een centrale, vaste plek met een strak regime van standaardtijden zodat alle activiteiten gemakkelijk gesynchroniseerd en gecoördineerd konden worden.
Hierdoor ontstond de mogelijkheid om dezelfde activiteiten voortdurend te herhalen – een van de sleutels tot het succes van de massaproductie. De hiërarchische organisatie bood met haar ruimtelijke compactheid een platform om ruilrelaties tussen medewerkers te vergemakkelijken en samenwerking te garanderen. De afstemming van activiteiten vond plaats tussen medewerkers die elkaar regelmatig (face-to-face) ontmoetten, elkaar over het algemeen goed kenden, een gezamenlijke geschiedenis hadden en een grote mate van specifieke kennis bezaten over de organisatie.
De massaproductie steunde op een cultuur van punctualiteit, precisie, ijver, discipline, gehoorzaamheid en verantwoordelijkheid waarmee een duurzaam werkverband gecreëerd kon worden. Wanneer veranderingen worden aangebracht in de tijd-ruimtelijke configuratie worden ook de hieraan gekoppelde sociale verhoudingen en belangen ter discussie gesteld en dat kan aanleiding geven tot conflict of weerstand.
Aspecten van tijd en ruimte zijn geleidelijk verworden tot indicatoren van ijver en prestatie.
Voorbeelden hiervan zijn de koppeling van tijdsduur en prestatie (iemand die lang werkt, presteert meer), aanwezigheid en werkzaamheid (iemand die niet aanwezig is, werkt waarschijnlijk niet), bewegingsvrijheid en hiërarchische positie (een hogere positie betekent automatisch meer autonomie), positie en beloning/privileges (de plaats in een organisatie bepaalt je beloning en privileges), en rang en verantwoordelijkheidszin (mensen in een hogere positie kunnen beter omgaan met verantwoordelijkheid).
De traditionele fysieke kantooromgeving met gescheiden afdelingen, cellenkantoren en vaste werkplekken was met name functioneel in het tijdperk van verregaande specialisatie en arbeidsdeling.
De fysieke concentratie van activiteiten vormt de basis voor bureaucratische beïnvloedingspatronen. Beheersmatig gezien vormen tijd en plaats een index voor macht en prestige. Het feit dat het management meestal te vinden is op de bovenste etages van kantoren heeft niet alleen te maken met de status van personen in ‘hoge regionen’, maar heeft ook een symbolische betekenis: afstand bewaren tot de operationele activiteiten op de werkvloer. Een manager die een bureau plaatst tussen hem een zijn ondergeschikte, benadrukt in beginsel zijn autoriteit. Op dezelfde wijze heeft het feit dat een hoger geplaatste de tijdsindeling en -besteding van lager geplaatsten kan bepalen een aspect van situationele invloedsuitoefening. Een voorzitter bijvoorbeeld, die te laat komt voor een vergadering, legitimeert zijn positie eenvoudig weg door anderen te laten wachten.
Dergelijke rigide tijd-ruimtelijke indelingen zijn inmiddels grotendeels achterhaald door maatschappelijke, technologische en organisatorische ontwikkelingen. De werkwijze van organisaties is de laatste decennia sterk veranderd als gevolg van de veranderende wensen en behoeft en van klanten, werknemers en leveranciers. Deze veranderingen karakteriseren de overgang van een tijdperk van massaproductie, arbeidsdeling, hiërarchische organisatiestructuren en centralisatie van beslissingsbevoegdheden, naar een tijdperk van flexibele, klantgerichte productie, vlakkere organisatiestructuren, een toenemend belang van horizontaal management en een sterke nadruk op de ontwikkeling van mensen en talent. Een dergelijke ‘flexibele’ organisatie is meer gericht op integrale samenwerking, informele besluitvorming en communicatie, directe feedback en het intensief delen van informatie.