Het Nieuwe Normale Werken
De impact van de maatregelen van het RIVM in verband met de Corona crisis op huisvesting, inrichting en werkwijze van organisaties, is ingrijpend. Veel bedrijven bezinnen zich momenteel op de maatregelen die genomen moeten worden om de veiligheid van personeel te waarborgen en samenwerking op een verantwoorde wijze vorm te geven.
De impact van de maatregelen van het RIVM in verband met de Corona crisis op huisvesting, inrichting en werkwijze van organisaties, is ingrijpend. Veel bedrijven bezinnen zich momenteel op de maatregelen die genomen moeten worden om de veiligheid van personeel te waarborgen en samenwerking op een verantwoorde wijze vorm te geven. Na de intelligente ‘lock-down’ is het tijd om na te denken over een intelligente ‘open-up’ met maatregelen die op korte, maar ook op lange termijn genomen moeten worden om veilig en effectief met elkaar te kunnen blijven werken. De maatregelen op korte termijn hebben met name betrekking op de dagelijkse gang van zaken terwijl de maatregelen op (middel)lange termijn betrekking hebben op meer strategische organisatie en huisvestingsvraagstukken - dat wil zeggen blijvende veranderingen geïnitieerd door de coronacrisis, die gerekend kunnen worden tot het ‘nieuwe normaal’.
Hoe dat nieuwe normaal eruit gaat zien is nog helemaal niet duidelijk. Toch kunnen we nu al een aantal ‘zichtlijnen’ onderscheiden waarlangs toekomstige ontwikkelingen zich waarschijnlijk zullen voltrekken. Een drietal ontwikkelingen die van invloed zijn op de werkwijze en organisatie van bedrijven en waarmee rekening gehouden moet worden bij het (her)ontwerp van werkomgeving en huisvesting op langere termijn, komen hier aan de orde.
Thuis werken
Thuis werken heeft zich tijdens de coronacrisis bewezen als een levensvatbaar alternatief, een volwaardige arbeidsvorm, die definitief lijkt te zijn doorgebroken. En misschien nog wel meer dan dat: het bleek een reddingsboei voor talloos veel bedrijven die anders de deuren hadden moeten sluiten. Het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat voorspelt op basis van een steekproef onder 2000 Nederlanders dat thuiswerken en op afstand vergaderen een vast onderdeel van onze werkroutine zal worden, ook als het coronavirus is uitgewoed. Het onderzoek laat zien dat 44% van respondenten onlangs gestart is met thuis werken of meer is gaan thuiswerken terwijl 61% van deze groep beweert dat het thuis werken hen relatief gemakkelijk af gaat (De Haas, Hamersma en Faber, 2020).
Het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat voorspelt op basis van een steekproef onder 2000 Nederlanders dat thuiswerken en op afstand vergaderen een vast onderdeel van onze werkroutine zal worden, ook als het coronavirus is uitgewoed.
De coronacrisis heeft in een aantal weken bewerkstelligd wat het Ministerie van Verkeer en Waterstaat in de jaren negentig van de vorige eeuw al voor ogen stond, namelijk de ‘grootschalige introductie van tele-thuiswerk’, een streven dat ondanks soms stevige propaganda in de decennia erna niet echt van de grond kwam. De basisassumptie dat werknemers alleen medewerking verlenen als zij zichtbaar zijn en centraal op een bedrijfslocatie worden gesuperviseerd en aangestuurd, was diepgeworteld in onze (post)industriële samenleving. De huidige praktijk bewijst nu het tegendeel en daarmee is het voor bedrijven, leidinggevenden en managers onmogelijk geworden om werken vanaf decentrale locaties af te doen als een oplossing die ‘tijdelijk en/of slechts in individuele gevallen uitkomst zou kunnen bieden’.
Een belangrijke les van deze crisis is dat het primaat van de ‘centrale locatie’ is komen te vervallen. Daardoor wordt het voortaan noodzakelijk om ‘alternatieve, decentrale werkplekken’ mee te nemen in de besluitvorming rondom huisvestings- en werkomgevingsvraagstukken. Onder invloed van deze ontwikkelingen gaan er nu al stemmen op om grote kantoren met duizenden werknemers te decimeren (ITV report, 2020). Deze gedachte ligt voor de hand maar of het ook werkelijk gaat gebeuren hangt voor een belangrijk deel af of grote ondernemingen afscheid kunnen nemen van het idee dat ‘grote bedrijven, grote kantoren’ nodig hebben.
Een belangrijke les van deze crisis is dat het primaat van de ‘centrale locatie’ is komen te vervallen. Daardoor wordt het voortaan noodzakelijk om ‘alternatieve, decentrale werkplekken’ mee te nemen in de besluitvorming rondom huisvestings- en werkomgevingsvraagstukken.
Virtueel werken
Een tweede les die we uit de coronacrisis kunnen trekken is dat we met behulp van virtuele hulpmiddelen de werkzaamheden die normaal op kantoor worden gedaan, succesvol kunnen continueren op andere locaties. We wisten al dat technologie geen ‘showstopper’ zou zijn: de technologie om virtueel samen te werken is al langer beschikbaar, maar de noodzaak om er ook daadwerkelijk en op grote schaal gebruik van te maken is verder aangejaagd door de coronacrisis. Virtuele samenwerkingstools zijn massaal omarmd en hele bedrijven (met name de ‘vitale functies’) zijn overgegaan van samenwerken op kantoor naar (individueel) werken vanuit huis, in een virtueel samenwerkingsverband en kunnen hierdoor de productie succesvol continueren.
De meeste thuiswerkers beschikken momenteel over dezelfde middelen en functionaliteit als op kantoor. Bedrijfsinformatie, applicaties en ICT hulpmiddelen, vrijwel alles wat je nodig hebt om je werk te doen, is decentraal beschikbaar. Collega’s, klanten en leveranciers zijn slechts een ‘Zoom-call’ verwijderd en virtueel samenwerken wordt inmiddels door talrijke apps ondersteund. Veel thuiswerkers geven aan dat thuis werken de productie verhoogt en dat deadlines gemakkelijker gehaald worden. De laatste decennia zijn er talloze wetenschappelijke studies verschenen die dit bevestigen. Ook als er gemeten wordt over langere perioden ligt de productiviteit hoger.
Thuiswerkers maken meer uren omdat ze niet hoeven forenzen en benutten de beschikbare werktijd dus beter. Daarnaast kunnen ze meer werk in minder tijd verzetten omdat ze zich thuis beter kunnen concentreren. Bovendien worden virtuele plannings- en afstemmingsvergaderingen vaak strakker geleid en kosten minder tijd.
Veel thuiswerkers geven aan dat thuis werken de productie verhoogt en dat deadlines gemakkelijker gehaald worden. De laatste decennia zijn er talloze wetenschappelijke studies verschenen die dit bevestigen.
Het adoptieproces is relatief snel en soepel verlopen. Dat wil niet zeggen dat sommige ICT afdelingen niet alle zeilen moesten bijzetten en dat individuele werknemers een steile leercurve doormaakten, maar als nood aan de man is kan er in korte tijd veel bereikt worden. Het feit dat onze regering het ‘thuiswerk regiem’ heeft verlengd met enkele maanden heeft nergens geleid tot protest van bedrijven die beweerden dat dit technisch niet haalbaar was. Naar verwachting zal virtueel samenwerken in de nabije toekomst nog duidelijker een stempel drukken op de fysieke werkomgeving. Digitale producten en diensten kunnen niet alleen worden ingezet om de ondersteuning van virtueel werken te verbeteren (virtual communities, video-walls, webinar rooms, digital scrum boards, digital learning services) maar ook om de algemene ‘employee experience’ te verbeteren door middel van het aanbieden van allerlei voorzieningen zoals ‘on demand' bezorg diensten, contactloze toegang of zelfs 'tele-health' services.
Veel bedrijven zullen de ervaring met virtueel werken ook gebruiken om het mobiliteitsbeleid te herzien, al was het alleen maar om de kosten te beperken. Als aanwezigheid op kantoor niet een automatische vereiste is, er voldoende video conferentie faciliteiten beschikbaar zijn en bijvoorbeeld (buitenlandse) klantreizen alleen ondernomen worden als ‘face-to-face’ echt toegevoegde waarde heeft, kan het verplaatsingsgedrag sterk worden teruggebracht, zonder dat relaties daaronder lijden.
Vertrouwen
Een andere les die getrokken kan worden uit de recente ervaring met werken op afstand is dat bedrijven kunnen vertrouwen op de medewerking, inzet en motivatie van hun medewerkers. Als je managers en leidinggevenden voor de coronacrisis gevraagd had of hun medewerkers in staat zouden zijn zelfstandig vanuit huis te werken zouden velen getwijfeld hebben. Maar 'het grootste thuiswerk experiment ooit gehouden' laat zien dat er over het algemeen gewoon wordt doorgewerkt, ook als men zich buiten het blikveld van de manager bevindt.
Belangrijk is om vast te stellen dat medewerkers niet langer een afwachtende, uitvoerende rol kan worden toegedicht. Als de situatie erom kan de werkgever erop vertrouwen dat medewerkers (misschien hier en daar met wat hulp) in voldoende mate in staat zijn om zichzelf te organiseren, verantwoordelijkheid te nemen en initiatief te tonen. Dat wil niet zeggen dat er geen verschillen in beleving zijn. Sommige mensen hebben geleerd dat collega’s en sociale interactie hen hebben afgeremd en dat isolatie hun productiviteit verhoogt, terwijl anderen zich realiseren dat de aanwezigheid van anderen en de structuur van het kantoorleven hen juist scherp hield.
Een andere les die getrokken kan worden uit de recente ervaring met werken op afstand is dat bedrijven kunnen vertrouwen op de medewerking, inzet en motivatie van hun medewerkers.
Wel belangrijk om te realiseren is dat medewerkers (en niet hun werkgever) uiteindelijk zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen gezondheid, motivatie, inzet, prestaties en werkgeluk. Een grote groep leraren heeft zich bijvoorbeeld ziek gemeld toen de scholen weer opengingen omdat zij niet zeker waren of de maatregelen die hun school had getroffen afdoende waren om veiligheid te garanderen. Als je dit idee als uitgangspunt neemt zijn het ook de medewerkers in andere sectoren zelf die bepalen of zij bereid zijn om terug te keren naar kantoor en de tijdelijke maatregelen die getroffen zijn door hun werkgever om hun gezondheid veilig te stellen als acceptabel beoordelen.
Referenties
ITV report (5 may, 2020). Working from home: Will our lives be the same again?