De huisvestings- en vastgoed sector zit meestal niet lang verlegen om een oplossing. De afgelopen maanden buitelden de werkplekadviseurs over elkaar heen om het ‘hybride huisvestingsmodel’ te promoten. Er bestaat inmiddels een stevige consensus over het hybride model (ook wel ‘blended’ of ‘mixed’ genoemd) dat gebaseerd is op het idee dat bedrijven na de corona pandemie behoefte hebben aan een mengvorm van werkplekken, thuis, op kantoor, aangevuld met een variatie aan werkplekken elders (in cafe’s, restaurants, co-working spaces) - in het verleden ook wel ‘derde plekken’ (‘third places’) genoemd. Belangrijk hierbij is dat er in het hybride model er sprake is van een kleiner, afgeslankt centraal kantoor dat speciaal wordt ingericht voor activiteiten die fysieke samenkomst vereisen en dat activiteiten die individuele concentratie vereisen op andere locaties worden uitgevoerd. Geen fundamenteel nieuw idee (bedrijven met thuiswerkers die daarnaast gebruik maken van ‘derde plekken’ vind je tegenwoordig in bijna iedere sector van bedrijvigheid), maar ook niet helemaal terug naar het ‘oude werken’. Anders maar wel herkenbaar. Precies goed dus!
De vraag is natuurlijk of bedrijven de hybride oplossing gaan omarmen als de lockdown wordt opgeheven en de directe noodzaak voor thuiswerk komt te vervallen. Medewerkers zijn over het algemeen redelijk positief. Het thuiswerken is sinds de crisis met 44% toegenomen (KIM, 2020). Volgens recent onderzoek van TNO werkt nu bijna de helft van alle werknemers thuis en er is nog ruimte voor groei. Ongeveer 14% van de werknemers die (nog niet volledig) thuiswerken geven aan dat er nog meer thuisgewerkt kan worden. Daarnaast wil bijna een kwart van de thuiswerkers ook na Corona grotendeels thuis blijven werken (TNO, 2021). Ook nu de tweede ‘lock down’ voortduurt en de thuiswerkers uitgebreid kennisgemaakt hebben met de negatieve kanten van gedwongen thuiswerk (gemis collega’s, verlies aan betrokkenheid, isolement) wegen de voordelen (meer effectiviteit, autonomie) nog steeds op tegen de nadelen. En dat ondanks ‘zoom fatigue’ en het feit dat er tijdens het werk thuis vaak kinderen rondlopen die voor de nodige afleiding zorgen.
De vraag is natuurlijk of bedrijven de hybride oplossing gaan omarmen als de lockdown wordt opgeheven en de directe noodzaak voor thuiswerk komt te vervallen.
En leidinggevenden? Hoe denken zij tegenwoordig over thuiswerk? Niet al te lang geleden, voor de pandemie, gingen managers ervan uit dat thuiswerkers in verband met hun afwezigheid op kantoor als vanzelfsprekend minder betrokken zouden zijn. Onderzoek wees uit dat thuiswerkers dan ook systematisch lager beoordeeld werden dan kantoorwerkers (HR Praktijk, 2020). Nu leidinggevenden gedwongen zijn zelf vanuit huis leiding te geven lijkt het erop dat het negatieve beeld van de thuiswerker wordt bijgesteld. Dat neemt echter niet weg dat veel leidinggevenden nog steeds moeite hebben met loslaten, vertrouwen geven, maken van duidelijke werkafspraken en regelmatig contact houden. Je leiderschapsstijl verandert natuurlijk niet van de ene op de andere dag.
Onderzoek Nieuwsuur
Volgens de onderzoekers van Nieuwsuur, die onlangs de resultaten van een belronde langs 25 grote Nederlandse bedrijven deelden, is vrijwel ieder bedrijf in het onderzoek bezig met de vraag of de invoering van structureel thuiswerk iets voor hen is (Nieuwsuur, 2020). Ruim de helft van deze bedrijven kan nu al aangeven dat zij in de toekomst minder kantoorruimte nodig te hebben, omdat hun medewerkers meer thuis zullen werken’ (Nieuwsuur, 2020). De andere helft van de bedrijven is er nog niet uit, maar denkt er wel over na.
Helaas rammelt het onderzoek nogal. De onderzoekers vermelden er bijvoorbeeld niet bij, dat de ABN Amro, die naar verwachting 40% (!) van het kantooroppervlak gaat afstoten, dat niet doet omdat medewerkers meer thuis werken, maar omdat men als onderdeel van een strategische heroriëntatie 15% van de arbeidsplaatsen schrapt. De heroriëntatie van de bank, die al voor de coronacrisis in de maak was, heeft meer te maken met de voortschrijdende digitalisering dan met de gevolgen van de coronacrisis. Ook de Triodus bank, een andere deelnemer aan het onderzoek, die vastbesloten is om het kantooroppervlak te beperken tot 550 werkplekken voor ongeveer 1000 personeelsleden, laat bij monde van directeur Pauline Bieringa weten dat de beslissing daartoe al ver voor de crisis genomen is. "Er is jarenlang over het concept en de inrichting van dit pand nagedacht”. En dan heb je nog Ayden, dat juist tegen de stroom in extra vierkante meters bijhuurt om 1200 extra werkplekken te creëren. En ook deze beslissing heeft niets te maken met thuiswerken en de coronacrisis maar met autonome groei van het bedrijf.
Structureel thuiswerk
Van een ‘complete transformatie die de wereld radicaal en onherkenbaar gaat veranderen’ lijkt vooralsnog geen sprake. Dat de beeldvorming rondom thuiswerk sterk verbeterd is wil dat nog niet zeggen dat bedrijven staan te trappelen om de thuiswerk structureel in te voeren. Voordelen zoals een toegenomen werknemerstevredenheid in combinatie met verbeteringen in de individuele effectiviteit waren in het verleden onvoldoende voorwaarde om structureel thuiswerk in te voeren. De angst voor het verlies van grip op het functioneren van de organisatie zit diep en is waarschijnlijk vele malen sterker.
Van een ‘complete transformatie die de wereld radicaal en onherkenbaar gaat veranderen’ lijkt vooralsnog geen sprake.
Bedrijven die de ambitie hebben om structureel thuiswerk in te voeren, of hun medewerkers de volledige vrijheid te geven om te werken waar ze willen, zullen hiervoor bewust (en onafhankelijk) moeten kiezen en daarvoor concreet beleid moeten ontwikkelen. Dus in eerste instantie is niet de ‘hoe vraag’ maar de ‘waarom vraag’ aan de orde. Waarom is het in ons het voordeel om ook na de pandemie om onze medewerkers thuis of tijd- en plaats onafhankelijk te laten werken? Wat willen we daarmee bereiken?
Vervolgens is de ‘hoe vraag’ aan de orde. Hoe zorgen we ervoor dat we werkzaamheden effectief gecoördineerd worden en iedereen (gelijk)tijdig geïnformeerd is en op de hoogte blijft actuele voortang - onafhankelijk van tijd en plaats? Hoe zorgen we ervoor dat iedereen kan blijven meedenken, gemotiveerd en betrokken blijft? Op welke wijze moeten we onze beoordelingssystematiek aanpassen om ervoor te zorgen dat iedereen die regelmatig elders werkt niet systematisch lager beoordeeld wordt? Enzovoort.
Met andere woorden als er niet bewust gekozen wordt voor het ontwikkelen van een hybride strategie of werkwijze, als er geen afspraken of expliciet beleid gemaakt wordt, is de kans om terug te vallen in oude gewoonten levensgroot aanwezig en blijft het ‘hybride werken’ een oplossing op zoek naar een probleem.
Referenties
1 Kennisinstituut voor Mobiliteit https://www.kimnet.nl/actueel/nieuws/2020/04/20/coronacrisis-verandert-werksituatie-en-mobiliteit-mogelijk-blijvend
2 NEA-COVID-19 onderzoek van TNO https://www.tno.nl/nl/over-tno/nieuws/2021/2/kwart-thuiswerkers-na-corona-deels-thuis-blijven-werken/
3 HR Praktijk https://www.hrpraktijk.nl/topics/beoordelen-functioneren/achtergrond/thuiswerkers-zijn-minder-betrokken-denken-werkgevers
4 Nieuwsuur https://nos.nl/nieuwsuur/artikel/2366749-grote-werkgevers-gaan-na-corona-kantoorruimte-schrappen.html
5 Nieuwsuur https://nos.nl/nieuwsuur/artikel/2366750-wat-doen-deze-bedrijven-met-hun-kantoorruimte.html