Is de organisatie klaar voor het gebouw?

De oplevering van een nieuw kantoor voelt als een logisch eindpunt. Het gebouw is klaar, de techniek werkt, medewerkers kunnen verhuizen en de beoogde besparingen op huisvesting komen binnen bereik. Het project heeft een zichtbaar resultaat.

Maar voor de organisatie begint op dat moment misschien wel de belangrijkste test.

Want een nieuwe werkomgeving levert op zichzelf nog geen betere samenwerking, meer kennisdeling of effectiever gebruik van ruimte op. Ook technologie voor plaats- en tijdonafhankelijk werken doet dat niet vanzelf. Die waarde ontstaat pas wanneer mensen de mogelijkheden van gebouw en technologie daadwerkelijk in hun manier van werken opnemen.

Daar zit een fundamenteel verschil tussen opleveren en benutten.

Foto credit Pexels - Diva Plavalaguna

Drie veranderingen, één geheel

Bij Activity Based Working (ABW) komen drie veranderingen samen:

• de werkomgeving, die verschillende activiteiten moet ondersteunen;

• de technologie, die werken onafhankelijker van tijd en plaats mogelijk maakt;

• de manier van werken: hoe mensen samenwerken, kennis delen, afspraken maken, leidinggeven en de omgeving gebruiken.

  
  

Deze drie zijn onderling afhankelijk. Een goed ontworpen kantoor heeft weinig waarde als medewerkers niet over passende digitale middelen beschikken. Goede technologie lost weinig op wanneer de werkomgeving het werk onvoldoende ondersteunt. En zelfs wanneer gebouw en technologie uitstekend functioneren, ontstaat niet automatisch de manier van werken waarvoor beide zijn ontworpen. Dat sluit aan bij het sociotechnische principe van joint optimization van Cherns (1976): technische en sociale systemen moeten in samenhang worden ontworpen en ontwikkeld.

Pas wanneer gebouw, technologie en organisatie elkaar versterken, ontstaat integrale waarde..

Engelen et al. (2019) laten in hun systematische review zien dat activiteitgericht werken voordelen kan bieden voor onder andere interactie, communicatie en ervaren controle over tijd en ruimte. Tegelijkertijd blijkt dat de organisatorische context en ondersteuning ertoe doen.

De opleverparadox

Een integraal ABW-traject brengt dus drie veranderingen samen. Maar bij de oplevering beoordelen we er in feite maar twee.

Van het gebouw kunnen we vaststellen of het gereed is, hoeveel vierkante meters zijn gerealiseerd en of de beoogde besparing is bereikt. Van de technologie kunnen we testen of systemen functioneren en medewerkers ermee kunnen werken.

Maar hoe stellen we bij de oplevering vast dat de nieuwe manier van werken is gerealiseerd?

Dat kan eigenlijk niet. Betere samenwerking, meer kennisdeling, gemakkelijker over teamgrenzen heen werken en een effectief gebruik van de omgeving moeten zich nog in de praktijk ontwikkelen.

We realiseren drie veranderingen, maar beoordelen er bij oplevering eigenlijk maar twee.

Daardoor krijgen gebouw en technologie gemakkelijk het karakter van 'harde' resultaten, terwijl de opbrengst van de manier van werken nog moet blijken.

Maar wat bij oplevering meetbaar is, is niet automatisch wat uiteindelijk de meeste waarde creëert.

Masoudinejad en Veitch (2023) laten zien dat de effecten van activiteitgerichte werkomgevingen op factoren die bijdragen aan organisatorische productiviteit gemengd zijn. Besparingen op vastgoed moeten daarom worden bezien in samenhang met bredere effecten op het functioneren van medewerkers en organisaties.

Ontwerpen én ontwikkelen

Als werkomgeving, technologie en manier van werken samen het concept vormen, moeten ze ook samen worden ontworpen en ingevoerd.

Vóór de verhuizing moet daarom niet alleen duidelijk zijn waar mensen gaan werken en met welke middelen, maar ook hoe. Hoe werken teams samen? Welke afspraken zijn nodig over aanwezigheid, bereikbaarheid en gedeelde ruimtes? En wat vraagt dat van leidinggevenden?

Die vragen zijn geen aanvulling op het ontwerp. Ze zijn onderdeel van het ontwerp.

Na de ingebruikname wordt zichtbaar hoe dat ontwerp in de praktijk uitpakt. Waar keren oude routines terug? Welke afspraken werken niet? En waar moet worden bijgestuurd?

Het gebouw wordt opgeleverd. De manier van werken moet zich blijven ontwikkelen.

Wanneer is het geheel geslaagd?

Een gebouw kan op tijd en binnen budget zijn opgeleverd. De ICT kan uitstekend functioneren en de vastgoedkosten kunnen zijn gedaald. Dat zijn belangrijke resultaten, maar nog geen bewijs dat de investering als geheel rendeert.

De vraag is daarom niet alleen: Is het gebouw klaar voor de organisatie? Maar vooral: Is de organisatie klaar om de mogelijkheden van het gebouw en de technologie werkelijk te benutten??

Bronnen

• Cherns, A. (1976). The Principles of Sociotechnical Design. Human Relations, 29(8), 783–792. https://doi.org/10.1177/001872677602900806

• Engelen, L., Chau, J., Young, S., Mackey, M., Jeyapalan, D. & Bauman, A. (2019). Is activity-based working impacting health, work performance and perceptions? A systematic review. Building Research & Information, 47(4), 468–479. https://doi.org/10.1080/09613218.2018.1440958

• Masoudinejad, S. & Veitch, J.A. (2023). The effects of activity-based workplaces on contributors to organizational productivity: A systematic review. Journal of Environmental Psychology, 86, 101920. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2022.101920

Nassau denkt graag met u mee

Iedere werkomgeving vraagt om een eigen aanpak. In een kort en vrijblijvend gesprek bekijken we samen wat uw organisatie nodig heeft en welke mogelijkheden daarbij aansluiten.

Plan een vrijblijvend gesprek in