Is de organisatie klaar voor het gebouw?

Bij de oplevering van een nieuw kantoor is het succes zichtbaar. Het gebouw is klaar, de techniek werkt en de afgesproken besparingen zijn binnen bereik. Er kan een lint worden doorgeknipt en het projectteam kan terugkijken op een concreet resultaat.

Maar op datzelfde moment moet een belangrijk deel van de verandering zich nog bewijzen: gaan mensen de nieuwe omgeving en technologie ook gebruiken zoals nodig is om de organisatiedoelen te bereiken?

Foto credit Pexels - Diva Plavalaguna

Die vraag blijft in veel trajecten voor activiteitgericht werken (ABW) onderbelicht. Een integraal ABW-traject brengt namelijk drie veranderingen bij elkaar. De fysieke werkomgeving verandert, de ICT ondersteunt plaats- en tijdonafhankelijk werken en de organisatie ontwikkelt een passende manier van samenwerken, leidinggeven en ruimtegebruik.

Deze onderdelen zijn onderling afhankelijk. Een goed ontworpen gebouw heeft weinig waarde als medewerkers niet over de juiste digitale middelen beschikken. Goede ICT lost weinig op wanneer de werkomgeving het werk onvoldoende ondersteunt. En zelfs als gebouw en technologie uitstekend functioneren, blijft het resultaat suboptimaal wanneer de sociaal-organisatorische kant achterblijft. Dit sluit aan bij het principe van gezamenlijke optimalisatie van Albert Cherns (1976): pas wanneer gebouw, technologie en organisatie elkaar versterken, wordt één plus één meer dan twee.

Pas wanneer gebouw, technologie en organisatie elkaar versterken, wordt één plus één meer dan twee.

Toch gaat in veel ABW-trajecten de meeste aandacht naar de fysieke en technische veranderingen. Die zijn concreet, planbaar en goed meetbaar. Er is een ontwerp, een budget, een implementatieplanning en een moment waarop het gebouw en de systemen worden opgeleverd.

Voor de sociaal-organisatorische verandering bestaat vaak geen vergelijkbaar oplevermoment. Die wordt zichtbaar in de manier waarop mensen de nieuwe mogelijkheden in hun dagelijkse werk gebruiken: door gemakkelijker over afdelingen heen samen te werken, kennis beter te delen, sneller nieuwe teams te vormen en bewust een omgeving te kiezen die bij de activiteit past.

Opleveren is nog niet benutten

Of het integrale concept werkt, wordt pas zichtbaar in het dagelijkse gebruik. Bij een geslaagde invoering kiezen medewerkers een omgeving die bij hun activiteit past, delen zij gemakkelijker kennis en werken zij vaker over teamgrenzen heen samen.

Dat resultaat is niet vanzelfsprekend. Medewerkers kunnen vanaf de eerste dag volgens oude routines blijven werken, bijvoorbeeld doordat zij de mogelijkheden of afspraken onvoldoende kennen. De werkwijze kan ook later verwateren, wanneer vaste plekken en territoriale teamzones ontstaan.

De fysieke en digitale randvoorwaarden kunnen in al deze situaties hetzelfde zijn. Het verschil ontstaat in de manier waarop de organisatie ze gebruikt. De fysieke en digitale projectdoelen kunnen zijn behaald, terwijl de beoogde organisatorische waarde wel of niet ontstaat.

Wat snel meetbaar is, voelt als harde opbrengst

De opbrengsten van vastgoed en ICT laten zich vaak al bij de oplevering concreet vaststellen. Het aantal vierkante meters is teruggebracht, duurzame materialen zijn toegepast en nieuwe systemen kunnen worden getest. Zulke resultaten zijn zichtbaar, meetbaar en goed in een businesscase op te nemen.

Bij de sociaal-organisatorische component kan de opbrengst niet op één moment worden vastgesteld. Betere samenwerking, meer kennisdeling en een groter aanpassingsvermogen moeten zich in de praktijk ontwikkelen. Veel organisaties behandelen die waarde daarom als iets wat nog moet blijken.

Wat snel en objectief meetbaar is, geldt als harde opbrengst. Wat geleidelijk ontstaat, wordt al snel als zacht en onzeker beschouwd.

Wat snel en objectief meetbaar is, geldt als harde opbrengst. Wat geleidelijk ontstaat, wordt al snel als zacht en onzeker beschouwd. Daarin schuilt een paradox: juist de sociaal-organisatorische component bepaalt in belangrijke mate of de investeringen in gebouw en technologie hun volledige waarde krijgen.

Een systematische review van Masoudinejad en Veitch uit 2023 onderstreept waarom een bredere beoordeling nodig is. De effecten van ABW op factoren die bijdragen aan organisatorische productiviteit blijken gemengd. Volgens de onderzoekers moeten organisaties de besparingen op vastgoed daarom afwegen tegen de bredere effecten van hun ontwerpkeuzes op het functioneren van de organisatie.

Moeilijk meetbaar betekent niet dat sociaal-organisatorische waarde onbelangrijk of vrijblijvend is. Ook deze doelen moeten worden gevolgd. Dat kan door naast kosten en bezetting te kijken naar de ervaringen van medewerkers, het gebruik van de werkomgeving, samenwerking tussen teams en het vermogen om de werkwijze aan veranderende omstandigheden aan te passen.

De drie veranderingen moeten samen worden georganiseerd

Als ABW een integraal traject is, kan de sociaal-organisatorische component niet pas beginnen wanneer gebouw en ICT vrijwel gereed zijn. Teams moeten vooraf onderzoeken welke activiteiten zij uitvoeren en welke fysieke en digitale omgeving daarbij past. Binnen het vaste uitgangspunt van niet-persoonsgebonden werkplekken maken zij afspraken over aanwezigheid, bereikbaarheid, samenwerking, concentratie en ruimtegebruik.

Na de ingebruikname hoeft daarvoor geen veranderprogramma in stand te blijven. De werkwijze wordt onderdeel van de gewone aansturing en samenwerking. Leidinggevenden bespreken met hun teams wat goed werkt, praktische afspraken bewegen mee wanneer het werk verandert en nieuwe medewerkers leren vanaf het begin hoe de werkomgeving wordt gebruikt.

Ook een gebouw en ICT blijven na oplevering niet zonder beheer functioneren. Voor de sociaal-organisatorische component geldt hetzelfde. De verantwoordelijkheid hiervoor hoort in de dagelijkse organisatie: bij leidinggevenden en teams die de nieuwe werkwijze in praktijk brengen.

Een deelsucces is nog geen integraal succes

Een ABW-traject kan technisch en bouwkundig succesvol zijn en als integrale verandering toch achterblijven bij de verwachtingen. Het gebouw kan op tijd zijn opgeleverd, de ICT kan uitstekend functioneren en de vastgoedkosten kunnen zijn gedaald. Maar wanneer de organisatie de mogelijkheden van gebouw en technologie onvoldoende benut, blijft een belangrijk deel van de beoogde waarde liggen.

Fysiek en digitaal succes is bij de oplevering zichtbaar. Sociaal-organisatorisch succes wordt zichtbaar in de dagelijkse praktijk.

Fysiek en digitaal succes is bij de oplevering zichtbaar. Sociaal-organisatorisch succes wordt zichtbaar in het dagelijkse werk. Juist dat succes bepaalt of de eerste twee investeringen werkelijk renderen.

De centrale vraag is daarom:

Is de organisatie klaar om de mogelijkheden van het gebouw en de technologie werkelijk te benutten?

Bronnen

• Cherns, A. (1976). The Principles of Sociotechnical Design. Human Relations, 29(8), 783–792. https://doi.org/10.1177/001872677602900806

• Engelen, L., Chau, J., Young, S., Mackey, M., Jeyapalan, D. & Bauman, A. (2019). Is activity-based working impacting health, work performance and perceptions? A systematic review. Building Research & Information, 47(4), 468–479. https://doi.org/10.1080/09613218.2018.1440958

• Masoudinejad, S. & Veitch, J.A. (2023). The effects of activity-based workplaces on contributors to organizational productivity: A systematic review. Journal of Environmental Psychology, 86, 101920. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2022.101920

Nassau denkt graag met u mee

Iedere werkomgeving vraagt om een eigen aanpak. In een kort en vrijblijvend gesprek bekijken we samen wat uw organisatie nodig heeft en welke mogelijkheden daarbij aansluiten.

Plan een vrijblijvend gesprek in